Newsletter e privacy: cosa succede quando apriamo un’email?

Quante informazioni può raccogliere una newsletter quando viene aperta? E cosa devono sapere gli enti che utilizzano strumenti di email marketing?

Chi gestisce una newsletter conosce bene le statistiche che le piattaforme di email marketing mettono a disposizione: quante persone hanno ricevuto un messaggio, quante lo hanno aperto, quali link hanno cliccato.

Sono dati preziosi per capire se una comunicazione sta funzionando e per migliorare, nel tempo, il modo in cui si comunica con il proprio pubblico.

Ma c’è una domanda che forse ci siamo posti meno spesso:

come fa una piattaforma a sapere che una persona ha aperto una determinata email?

In molti casi, la risposta è un tracking pixel: una piccola immagine, spesso trasparente e quasi invisibile, inserita nel messaggio. Quando viene caricata, può consentire alla piattaforma di raccogliere informazioni sulla consultazione dell’email.

È una tecnologia utilizzata ampiamente nei servizi di posta elettronica e nelle piattaforme di email marketing. E spesso chi invia una newsletter non si accorge nemmeno della sua presenza.

Proprio per questo è importante capire come funziona e quali implicazioni può avere dal punto di vista della privacy.

Il Garante ha pubblicato nuove Linee guida

Il 17 aprile 2026, il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato le Linee guida in materia di utilizzo di tracking pixel nelle comunicazioni di posta elettronica, pubblicate poi in Gazzetta Ufficiale il 29 aprile 2026.

Il Garante non ha vietato l’utilizzo dei tracking pixel.

Ha però chiarito che, quando questi strumenti vengono utilizzati per raccogliere informazioni sul comportamento degli utenti, è necessario valutare attentamente il trattamento dei dati personali e le relative condizioni di liceità.

In concreto, occorre chiedersi:

• quali dati vengono raccolti;

• per quali finalità;

• come vengono utilizzati;

• quali soggetti possono accedervi;

• quale sia la corretta base giuridica del trattamento;

• come vengono informati gli interessati.

In determinate circostanze può essere necessario il consenso dell’interessato; in altre, quando ricorrono specifiche condizioni previste dalla normativa, possono trovare applicazione basi giuridiche e regole differenti.

Non esiste, quindi, una risposta valida per tutte le newsletter.

Prima di stabilire cosa fare, è necessario capire come è configurato concretamente il sistema utilizzato.

Un tema che riguarda anche gli ETS

Quando si parla di tracking e di email marketing, si pensa facilmente alle aziende e alle attività commerciali.

Ma il tema riguarda anche gli enti del Terzo settore.

Un’associazione o un altro ETS può utilizzare una newsletter per comunicare con i propri soci, informare i volontari, mantenere il rapporto con i sostenitori, promuovere le proprie attività o accompagnare campagne di raccolta fondi.

In tutti questi casi, la piattaforma utilizzata potrebbe raccogliere informazioni sulle persone che ricevono le comunicazioni.

Ed è proprio qui che può nascere una difficoltà.

L’ente conosce il servizio che ha scelto, ma non necessariamente conosce nel dettaglio tutto ciò che quel servizio fa dal punto di vista tecnico.

Una piattaforma può, infatti, offrire funzionalità di analisi delle aperture, dei clic e delle interazioni senza che chi la utilizza abbia mai verificato esattamente quali dati vengano trattati e con quali modalità.

Per un ente, quindi, non basta sapere quale piattaforma utilizza: è importante sapere anche come quella piattaforma tratta i dati delle persone a cui invia le proprie comunicazioni.

Cosa è utile verificare?

Una prima verifica può partire da alcune domande molto concrete:

• Le newsletter contengono tracking pixel?

• Quali informazioni vengono raccolte?

• Queste informazioni sono associate al singolo destinatario?

• Per quali finalità vengono utilizzate?

• Come vengono informati gli interessati?

• Quando necessario, come viene raccolto e gestito il consenso?

• Quali soggetti possono accedere ai dati?

• Per quanto tempo vengono conservate le informazioni?

Il Garante richiama inoltre l’importanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, nonché dell’adozione di misure di privacy by design e privacy by default.

L’obiettivo della verifica non è necessariamente eliminare il tracking o cambiare piattaforma.

Potrebbe essere sufficiente modificare alcune impostazioni, aggiornare l’informativa o intervenire sulle modalità di gestione del consenso.

Oppure, al contrario, la verifica potrebbe confermare che il sistema è già configurato correttamente.

La cosa importante è saperlo.

Perché è il momento giusto per fare una verifica

Le Linee guida sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 29 aprile 2026 e prevedono un periodo di sei mesi per l’adeguamento.

Per gli enti che utilizzano newsletter e sistemi di invio massivo di email, questo è quindi un buon momento per fare una verifica, senza aspettare la scadenza.

Ma può essere anche l’occasione per fare un passo in più e guardare al sistema digitale dell’ente nel suo complesso.

Newsletter, CRM, moduli di iscrizione, sistemi per le donazioni, strumenti per la gestione dei soci e dei volontari: sono tutti servizi che possono comportare trattamenti di dati personali e che, nel tempo, possono essere cambiati, aggiornati o arricchiti con nuove funzionalità.

La privacy, quindi, non dovrebbe essere considerata un adempimento da verificare una volta sola.

Deve evolvere insieme alle attività dell’ente e agli strumenti che l’ente utilizza.

Tersa è al fianco degli enti

Le nuove Linee guida del Garante riportano l’attenzione su un principio importante: un sistema privacy efficace deve essere aggiornato rispetto alle attività che l’organizzazione svolge realmente e agli strumenti che utilizza concretamente.

In Tersa affianchiamo gli enti nella verifica e nell’aggiornamento del proprio sistema privacy, partendo proprio da questi elementi: le attività, i processi e gli strumenti che fanno parte della vita quotidiana dell’organizzazione.

Se utilizzate una piattaforma per le newsletter e non avete mai verificato come vengono gestiti i dati relativi alle aperture e alle interazioni, possiamo aiutarvi a fare questo controllo.

L’obiettivo non è complicare il vostro lavoro, ma capire se ciò che state già facendo è corretto e, dove necessario, intervenire in modo semplice e mirato.

Se volete approfondire questo aspetto, contattateci: saremo lieti di verificare insieme la vostra situazione.